La rendicontazione di un bando è importantissima, perché vuol dire rendere conto delle spese effettuate per un progetto. Nella rendicontazione ci sono vincoli e regole da rispettare contenute nel bando di assegnazione. A volte la rendicontazione può essere su piattaforma online e a volte su documenti cartacei da compilare ed inviare via pec, per ogni bando le regole cambiano e possono essere chiesti prove dei documenti contabili come fatture o scontrini o ricevute ma a volte gli scontrini non sono accettati come documenti. In nessun bando comunque vengono accettati i preventivi come documenti contabili perché tale documento non ha valore fiscale. Non sempre è consentito inserire note di variazione sulle spese sostenute cioè variazioni sulle spese che devono essere effettuate, se un importo è stato inserito nel budget ed è stato accettato allora deve essere effettuata. Può essere necessario scrivere anche una relazione di progetto sulle attività svolte e sui risultati ottenuti sempre rispettando le regole richieste dal bando. Per ogni dubbio è sempre meglio inviare email di richiesta informazioni al referente del bando. Le spese devono essere sostenute nell'arco di tempo di svolgimento del progetto come anche i pagamenti da effettuare. Le voci di spesa ammesse dipendono dal bando e a volte ci possono essere dei limiti per esempio sulla spesa per la comunicazione oppure per le spese delle attrezzature. Le fatture di cortesia non hanno valore fiscale ma solo la fattura elettronica è considerata un documento valido con tutti i dati necessari a quantificare la spesa sostenuta. Le prestazioni occasionali devono avere il numero di nota e sempre progressivo e la data di emissione con tutti i dati della persona che presta il servizio occasionale. La ritenuta d'acconto si calcola sempre sul lordo percepito e pertanto facciamo un esempio:
Lordo 1000 euro
- 20% per ritenuta 200 euro
Totale netto 800 euro
Attenti alla ritenuta d'acconto che si paga il mese successivo al pagamento della prestazione, si utilizza F24 con codice 1040.
IL BUDGET IN UN PROGETTO
Quando si prepara un budget deve essere realistico il più possibile e non inserire numeri a casaccio ma è meglio farsi fare preventivi e quindi chiedere prima la spesa da sostenere soprattutto se si tratta di artisti, musicisti professionisti ecc bisogna stare attenti anche a professionisti con fattura comprensiva di Iva e ritenuta d'acconto perché la spesa aumenta, mentre i professionisti forfettari non hanno iva e ritenuta d'acconto in fattura perciò non si parla di un lordo in fattura ma di un importo che solo a fine anno il professionista pagherà poi le imposte. Ci sono bandi che non accettano i contanti e gli scontrini ma solo fatture o ricevute e pagamenti con bonifico e bancomat. Si ricorda che la casella pec è importantissima e deve essere sempre tenuta sotto controllo e pagata ogni anno con regolare fattura.
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