La compilazione dei libri varia a seconda delle regole interne dell’associazione: non esiste uno standard unico.
È necessario avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto, anche ai fini del diritto alla riservatezza. Nel libro delle assemblee vanno riportate tutte le adunanze assembleari. Ad ogni verbale di assemblea è opportuno allegare:
- copia di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti i soci aventi diritto e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
- elenco presenti o “foglio firme” da cui sia possibile evincere i soci presenti;
- gli allegati che sono stati oggetto di discussione dell’assemblea;
- eventuali deleghe.
Il contenuto della delibera varia a seconda dei casi, ma è sempre importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale, che riporti quanto è effettivamente stato discusso in assemblea, e la necessità di una sintesi pratica.
Se lo statuto prevede la prima e seconda convocazione dell’assemblea, indicare sempre di che convocazione si tratta. Se l’assemblea in prima convocazione non si è validamente costituita, redigere il verbale di assemblea deserta e specificarlo in apertura di assemblea in seconda convocazione riportandolo nel relativo verbale.
Generalmente i contenuti minimi di un verbale di assemblea sono i seguenti:
ora e data di convocazione;
sede dell’adunanza;
modalità di convocazione dei soci;
soci presenti (in proprio o per delega se consentito dallo statuto);
amministratori presenti;
membri organo di controllo o altri organi presenti;
ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
verifica dei quorum costitutivi per la validità dell’assemblea, specificando se in prima o seconda convocazione;
nomina del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante;
svolgimento dell’assemblea;
modalità di votazione;
disposizioni sul voto come da statuto o regolamento (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
risultati delle votazioni;
interventi (sia previsti sia spontanei dei partecipanti) riportandone sinteticamente il contenuto;
delibere adottate ed allegati;
ora di chiusura dell’assemblea;
firma del presidente e del segretario.
L’assistenza del segretario non è necessaria nel caso di verbale redatto da un notaio.
Il verbale è il documento che maggiormente certifica la partecipazione alla vita associativa e pertanto dovrà descrivere, non solo le modalità di partecipazione e di svolgimento della riunione, ma anche le modalità di espressione del voto. Gli enti del Terzo settore disciplinano nello statuto le maggioranze necessarie affinché l’assemblea ordinaria o straordinaria sia validamente costituita o affinché possa validamente deliberare su quanto all’ordine del giorno.
Si ricorda di compilare il modello di esempio adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione. Il verbale di assemblea per l'approvazione del bilancio annuale invece è regolata ogni anno da novità pertanto è sempre meglio attendere per sapere il giusto contenuto da inserire.
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