Nella pratica dei progetti, e non solo, è una delle competenze che si danno per scontate ma che un progettista o uno staff di progetto si trova ad affrontare più volte nel proprio percorso. Non si pensi solo ai grandi problemi come viene a mancare un partner, non arrivano tutte le informazioni ma anche alle “complessità” quotidiane come un programma che “non gira” sul computer, una risposta che non arriva, ecc.. Per soluzione del problema si intende un processo, un modo di procedere sistematico, piuttosto complesso, che partendo dall’identificazione del problema cerca di arrivare alla soluzione vera e propria. La vita di ogni individuo, come la vita di ogni gruppo, è costellata di problemi.
Ma cos’è un problema?
Nel nostro contesto definiamo problema ogni situazione percepita come differente rispetto a come vorremmo che fosse. Quindi, un problema nasce quando, stabilito un obiettivo ed un traguardo da raggiungere, eventi, situazioni, persone ci costringono a cercare strade alternative, spesso con grande impegno di energie e di tempo.
Un problema presuppone i seguenti aspetti:
- la consapevolezza dell’esistenza di un dislivello tra lo stato presente e lo stato desiderato;
- la motivazione a ridurre o ad eliminare il dislivello: è molto importante mettere a fuoco ed esplicitare a sé stessi ed agli altri le reali motivazioni che ci spingono a desiderare di risolvere il problema. Ciò consente una maggiore conoscenza reciproca tra i membri ed una più alta coesione interna al gruppo stesso nella ricerca delle soluzioni;
- gli indicatori di dislivello (che consentono di rilevare e misurare il dislivello);
- le abilità e le risorse umane e materiali per superare il dislivello.
Al contempo, i problemi possono essere di diverso tipo e si differenziano rispetto ai seguenti fattori:
- complessità: varia soprattutto in base alle risorse e al tempo necessari per risolverlo; un fattore che incide sulla complessità è, ovviamente, la gravità del problema;
- possibilità e/o capacità di controllarli: alcuni problemi possono essere controllati all’interno del gruppo stesso, altri richiedono l’influenza di persone esterne, altri ancora per cui è impossibile influenzare il cambiamento;
- criterio di urgenza: dei problemi vanno affrontati subito, altri prevedono una soluzione che può essere differita e pianificata nel tempo;
- criterio della convergenza: i problemi convergenti sono quelli che risultano più chiari e definiti man mano che si procede verso il loro esame e verso la soluzione; i problemi divergenti, invece, sono quelli che risultano sempre più complessi man mano che li si affronta.
Nel processo di soluzione del problema sono state identificate tre fasi fondamentali:
- comprensione del problema: è lo stadio nel quale si cerca di definire il problema stesso, di caratterizzarlo, utilizzando opportune strategie di definizione ed analisi;
- progettazione o ricerca di soluzioni possibili: si tende a mettere in atto strategie di generazione di idee per poter operare a vasto raggio, senza pre-condizionamenti;
- scelta della soluzione adatta: si prevede che siano catalogate tutte le possibilità, che sia fatta una graduatoria in base a definiti criteri di scelta (la soluzione più sicura, quella che ha più conseguenze positive, quella che ne ha meno negative, ecc.), che si decida di applicare la soluzione migliore in base ai criteri stabiliti e si valutino le conseguenze.
Questo percorso di lavoro mentale in realtà diventa automatico in ogni momento della nostra vita: talvolta però lo stress per esempio dato dal fattore tempo o il carico emotivo, ci fanno dimenticare di seguire queste semplici “tappe”. Il lavoro progettuale spesso necessità di momenti di “stop” e di riflessione su come sono stati affrontati e sciolte le questioni problematiche e su come sono state prese le decisioni.
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