Il piano di comunicazione descrive strategia, obiettivi, attività e tempi della comunicazione ed è lo strumento che consente di programmare, gestire e monitorare strategie e azioni al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati. Grazie alla rivoluzione digitale le persone cercano informazioni su più canali e possono informarsi 24 ore su 24, per questo sarà necessario pianificare un ecosistema di comunicazione per farsi trovare ed entrare in contatto con un potenziale pubblico partecipante al momento giusto sul suo canale preferito.
Il piano di comunicazione definisce:
- il budget,
- chi curerà la comunicazione,
- il pubblico di riferimento,
- il messaggio da inserire nella comunicazione
- i mezzi di comunicazione,
- il programma delle attività e il monitoraggio.
- quando pubblicare soprattutto qualche settimana prima se si tratta dei social
- l'aggiornamento per il pubblico
Il primo mezzo di comunicazione è il sito web del progetto. Realizzare e progettare un sito web porta ad una sintesi dell'identità del progetto ed è uno degli strumenti più efficaci della strategia di comunicazione perchè è una vetrina che mostra cosa il progetto tratta. E' importante decidere se ci si affiderà a un'agenzia esterna oppure ad un professionista oppure allo stesso staff di progetto, spesso nel caso di progetti di associazioni o di eventi e congressi di enti pubblici, il sito viene ospitato in quello istituzionale oppure nel sito dell'agenzia che lo gestisce. Il sito di un congresso medico ha caratteristiche diverse da quello di un festival, per esempio deve essere a norma con la normativa europea sulla protezione dei dati e ci sono alcuni elementi di cui tener conto:
Chi visita il sito di un progetto lo fa per ricevere informazioni su cosa si tratta, perchè bisogna partecipare, quando avrà luogo e dove il progetto oppure se c'è una sede precisa e se ci si deve registrare. Valutare anche se il sito debba essere in plurilingue, accertarsi che sia ottimizzato per smartphone, tablet e grandi monitor, ottimizzato per i motori di ricerca cioè la sezione SEO, la grafica del sito dovrà corrispondere a quella dell'evento quindi logo, colori e caratteri. Ci dovrà essere il programma e le attività specifiche, per la registrazione al progetto il percorso deve essere semplice e abbastanza veloce, utilizzare immagini e video per attrarre visitatori e se necessario convertirli in partecipanti, se si tratta di un evento ricorrente è bene mostrare le immagini delle precedenti edizioni per creare attesa e inserire testimonianze, integrare i social media nel sito e posizionare le icone, inserire i loghi degli sponsor.
Il sito anche dopo la chiusura dell'evento, resta un ottimo strumento di marketing, per questo è utile inserire una call to action per iscriversi ad una newsletter, continuare a pubblicare news finali come commenti o risultati e ringraziamenti, foto e video.
AVETE DUBBI SULLA COMUNICAZIONE OPPURE VOLETE MIGLIORARLA? ALLORA INVIATE UN EMAIL E TROVEREMO SOLUZIONI ADATTE.
