Il budget di progetto contiene due tipologie di costi:
diretti: comprendono i costi diretti e facilmente individuabili tramite attestazioni di spesa;
indiretti: comprendono i costi aziendali che non possono essere direttamente addebitati al progetto ma che sono in parte funzionali alla sua realizzazione.
Il budget del progetto viene elaborato attraverso un processo iterativo che parte da una definizione iniziale di massima e si sviluppa poi attraverso successive verifiche e ridefinizioni.
I costi si dividono per tipologie, ognuna delle quali prevede costi per beni materiali o per attività svolte dal personale del team.
Il budget di progetto equivale al budget operativo di una unità organizzativa aziendale con la sola differenza che, anziché essere su base annuale, copre la durata del progetto fino al suo completamento. I costi presenti in un budget si dividono in due tipologie: diretti e indiretti; tenendo conto di tale differenziazione è opportuno che il budget venga distinto in budget diretto e budget indiretto.
Il budget diretto di un progetto comprende i costi diretti, cioè i costi sostenuti direttamente per il progetto e facilmente individuabili tramite attestazioni di spesa:
costi di personale (retribuzioni, viaggi ecc.) per i membri del team di progetto nell’espletamento dei loro compiti;
costi di consulenza professionale di specialisti,
costi di materiale (es: acquisto di hardware, software, altro …),
costi di installazione,
costi generali per attività riguardanti il progetto (materiale di consumo, spedizioni e consegne, eventi di comunicazione, attività di formazione come corsi, workshop, seminari ecc.),
altre tipologie di costi diretti.
A seconda del tipo di progetto possono essere individuate delle specifiche tipologie di costi diretti, per esempio per un progetto di sistema informativo si possono indicare le seguenti tipologie di costo:
generali (viaggi, materiale di comunicazione, materiale di consumo ecc. ),
hardware,
software in licenza,
software da sviluppare,
consulenza tecnica (per progettazione, formazione, creazione e gestione banche dati ecc.).
Il budget diretto di un progetto è un importante strumento di controllo per il project manager e per i capi funzione.
Il budget indiretto di progetto comprende i costi aziendali che non possono essere direttamente addebitati al progetto ma che sono funzionali alla sua realizzazione:
i costi per garanzie o per penalità,
costi di ricerca e di sviluppo,
costi per commissioni di servizi vari,
costi per oneri finanziari, di marketing o amministrativi di vario genere,
costi per adeguamenti delle scorte,
costi per altre allocazioni.
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